INFORMATIVA PRIVACY

relativa al trattamento dei dati personali dei soggetti che inoltrano segnalazioni tramite My Whistleblowing

PRIVACY POLICY

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento Europeo n. 679/2016 (di seguito, anche, il “GDPR”) Le forniamo la presente informativa che viene resa con riferimento ai trattamenti di dati personali effettuati attraverso gli appositi canali di segnalazioni delle violazioni di illeciti o irregolarità, c.d. Whistleblowing. Se la segnalazione proviene da un soggetto legato da un rapporto di lavoro o collaborazione con la società Acquambiente Marche Srl, l’informativa deve intendersi come integrativa e non sostitutiva dell’informativa resa al personale per la gestione del rapporto di lavoro.

IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO.

Il titolare del trattamento dei dati è Acquambiente Marche Srl con sede in Via Recanatese 27/I, e-mail [email protected]. Il Data Protection Officer è raggiungibile al seguente indirizzo mail [email protected]

LUOGO DI TRATTAMENTO DEI DATI.

I trattamenti connessi hanno luogo in Italia e non sussiste alcuna attività di trasferimento o diffusione all’estero o in Paesi extra UE. Nessun dato viene comunicato o diffuso, salvo con finalità di rilevazione statistica e in ogni caso in modo anonimo e/o aggregato.

FINALITA’ DEL TRATTAMENTO DEI DATI.

I dati personali da Lei forniti sono utilizzati al solo fine di gestire la segnalazione Whistleblowing da Lei effettuata.

I dati saranno utilizzati al fine di assicurare:

• la corretta e completa gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla vigente normativa in materia;
• le necessarie attività istruttorie volte a verificare la fondatezza del fatto oggetto di segnalazione e l’adozione dei conseguenti provvedimenti;
• la tutela in giudizio di un diritto del Titolare del trattamento;
• la risposta ad una richiesta dell’Autorità giudiziaria o Autorità alla stessa assimilata

DATI TRATTATI.

I dati personali trattati sono esclusivamente:

• Nome
• Cognome
• Indirizzo e-mail

MANCATO CONFERIMENTO DEI DATI

Il conferimento dei dati del segnalante comporta l’avvio della procedura di valutazione secondo i protocolli di cui la società si è dotata. Il segnalante, limitatamente all’utilizzo della posta ordinaria e della piattaforma online, può decidere di agire in forma anonima e non fornire i dati in modo da non rendere conoscibile la sua identità al Soggetto Preposto alla Segnalazione. Le segnalazioni pervenute in forma anonima vengono gestite dall’azienda come ordinarie. Anche in questa ipotesi, in tutti i casi di segnalazione, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni si applicano le misure di protezione previste dal D.Lgs.24/2023.

BASE GIURIDICA DEL TRATTAMENTO

La base giuridica in base alla quale vengono trattati i dati personali è costituita dall’art.6 comma 1 lett. c) e lett. e) GDPR (rispettivamente per adempiere un obbligo legale al quale il Titolare è soggetto e per l’esecuzione di un compito di interesse pubblico).

TEMPI DI CONSERVAZIONE

I dati personali sono conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per cui sono stati raccolti ovvero per la gestione della segnalazione. In ogni caso, i dati saranno conservati per la durata massima di 5 anni dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.

CON CHI CONDIVIDIAMO I DATI RACCOLTI

La comunicazione dei dati personali raccolti avviene principalmente nei confronti di terzi e/o destinatari la cui attività è necessaria per l’espletamento delle attività inerenti la gestione della segnalazione, nonché per rispondere a determinati obblighi di legge.

Ai Suoi dati personali possono avere accesso i dipendenti incaricati dell’istruttoria delle segnalazioni Whistleblowing ed i membri dell’Organismo di Vigilanza ex D.lgs. 231/2001.

I Suoi dati non saranno comunicati a soggetti estranei alle procedure di segnalazione, appositamente individuati, nominati ed istruiti dal Titolare. La procedura per le segnalazioni di illeciti è reperibile e consultabile sul sito aziendale e specifica scopo, ambito di applicazione, descrizione del processo, misure di protezione e incentivi, diffusione della procedura.

Inoltre, considerato che le segnalazioni Whistleblowing vengono inoltrate tramite il software My Whistleblowing, ai Suoi dati personali può avere accesso anche il fornitore del predetto applicativo, nominato all’uopo responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR. Resta inteso che, in linea con il principio di tutela della riservatezza del segnalante di cui al D.lgs. 24/2023, la condivisione dei Suoi dati personali sarà limitata allo stretto necessario al fine di garantire la Sua riservatezza.

I Suoi dati potranno infine essere comunicati ad istituzioni e/o Autorità Pubbliche, all’Autorità Giudiziaria, agli Organi di Polizia qualora richiesto dalla normativa vigente.

MODALITA’ DEL TRATTAMENTO.

Le segnalazioni di illeciti sono trattate dai soggetti preposti alla ricezione e analisi delle segnalazioni con le modalità previste nella “Procedura per la segnalazione di sospetti” reperibile sul sito aziendale e diffusa ai soggetti interessati, e costituite da:

• invio di posta ordinaria;
• cassetta dei suggerimenti;
• tramite piattaforma on line disponibile al link Amministrazione Trasparente del sito aziendale.

I dati personali, trasmessi con qualsiasi mezzo tra quelli sopra elencati, sono trattati sia con strumenti automatizzati che con strumenti manuali e per le finalità sopra indicate. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Il trattamento è consentito attraverso mezzi e strumenti, anche digitali, messi a disposizione dei soggetti che agiscono sotto l’autorità del Titolare e allo scopo autorizzati e formati. A questi è consentito l’accesso ai dati personali nella misura e nei limiti in cui esso è necessario allo svolgimento delle attività di trattamento.

Il Titolare, anche per il tramite dei soggetti autorizzati al trattamento, verifica periodicamente che:

• le misure di sicurezza tecniche ed organizzative relative agli strumenti mediante i quali i Suoi dati sono trattati siano efficaci, in buono stato e costantemente aggiornate;
• i Suoi dati non siano raccolti, trattati, archiviati o conservati oltre il tempo;
• i Suoi dati siano conservati con adeguate garanzie di integrità e di autenticità e del loro uso per le finalità dei trattamenti effettivamente svolti;
• i Suoi dati siano conservati per il tempo necessario al compimento delle attività legate alla gestione della segnalazione ed in particolare non oltre il tempo massimo di conservazione indicato nella presente informativa.

DIRITTI DEGLI INTERESSATI.

A certe condizioni Lei ha il diritto di esercitare i diritti previsti dall’art. 7, 8, 9 e 10 del Codice Privacy e dagli artt. 15, 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22 del GDPR e, in particolare, di chiederci:

• l’accesso ai Suoi dati personali,
• la copia dei dati personali che Lei ci ha fornito (c.d. portabilità),
• la rettifica dei dati in nostro possesso,
• la cancellazione di qualsiasi dato per il quale non abbiamo più alcun presupposto giuridico per il trattamento,
• l’opposizione al trattamento ove previsto dalla normativa applicabile
• la revoca del Suo consenso, nel caso in cui il trattamento sia fondato sul consenso;
• la limitazione del modo in cui trattiamo i Suoi dati personali, nei limiti previsti dalla normativa a tutela dei dati personali.

L’esercizio di tali diritti soggiace ad alcune eccezioni finalizzate alla salvaguardia dell’interesse pubblico (ad esempio la prevenzione o l’identificazione di crimini) e di nostri interessi (ad esempio il mantenimento del segreto professionale). Nel caso in cui Lei esercitasse uno qualsiasi dei summenzionati diritti, sarà nostro onere verificare che Lei sia legittimato ad esercitarlo e Le daremo riscontro, di regola, entro un mese.

Chiunque dovesse avere dubbi riguardanti il rispetto della politica per la tutela della privacy adottata da [-], la sua applicazione, l’accuratezza dei propri dati personali o l’utilizzo delle informazioni raccolte può contattarci tramite e-mail all’indirizzo: [-]. Tuttavia, se lo desidera, Lei potrà inoltrare i propri reclami o le proprie segnalazioni, ai sensi dell’art. 77 del GDPR, all’autorità responsabile della protezione dei dati, utilizzando gli estremi di contatto pertinenti:

Garante per la protezione dei dati personali – Piazza di Monte Citorio n. 121 – 00186 ROMA – Fax: (+39) 06.69677.3785 – Telefono: (+39) 06.696771 – E-mail: [email protected] – Posta certificata: [email protected] .